1. Помислете преди да натиснете бутона "Reply to all". Преди да отговорите на всички, включени в кореспонденцията си отговорете на въпроса дали искате те да прочетат това, което пишете или отговорът ви е насочен към един определен човек. Просто изтрийте в полето за получатели излишните адреси.
2. Не прикрепяйте файлове без необходимост. Най-добре копирайте и вмъкнете в писмото текста на документа вместо да го прилагате като отделен файл. Старайте се писмото ви да заема един екран - получателят трябва да е облекчен максимално.
3. Пишете на кирилица. Ето още начин да облекчите получателя на вашето писмо. Ако пишете на латиница той (или тя) ще се взира в екрана, за да схване какво сте му писали. Ако текстът е дълъг, едва ли ще стигне до края. Ако се опасявате от проблеми с кодиранията на текста на писмото, напишете го на кирилица и после вмъкнете и същия вариант на латиница. В някои среди писането на латиница говори и за прикриване на неграмотност.
4. Избягвайте използването на цветове, графики и нестандартен фон в електронните си писма. Разноцветният текст, грешно подбраните цветове за фон и за букви могат да направят текста нечетлив. Графиките и фоновете увеличават размера на писмото.
5. Старайте се да не изпращате големи, от няколко МВ файлове, по електронната поща. Обърнете внимание, че е възможно архивиране на файловете, за да намалите размера им и да го обедините в един общ.
6. НЕ ПИШЕТЕ С ГОЛЕМИ БУКВИ. Това се възприеме като крещене, като силово налагане на мнение. Информацията не бива да се смесва с емоциите.
7. Избягвайте излишното използване на думите URGENT (срочно) или IMPORTANT (важно).
8. Имайте предвид, че прикрепените файлове могат да съдържат вируси.
9.Бъдете умерени при използването на полето CC:
10. Не използвайте лични твърдения или паразитни изрази като подпис в е-mail-ите си. получателят може да ги възприеме като обида. Добавете само нужната контактна информация - длъжност, телефон и т. п.
11. Прочетете повторно съобщението преди да го изпратите.
12. Винаги попълвайте полето Subject (Тема) на писмото. Ако редовно изпращате писмо с една и съща тема - пишете в полето "Тема" един и същ текст. Това ще помогне на хората, които получават писмото ви да обработят по-лесно пощата.
13. Ако изпращате писмото до няколко адресати, но искате с конкретни думи да се обърнете само към един от тях, то отделете текста на нов абзац и го започнете с обръщение към конкретния човек (@Sergey).
14. Отговаряйте първо на новите писма. Възможно е на писмо, което сте получи по-рано вече да е отговорено или информацията да е уточнена.
15. Не забравяйте да използвате опцията Out-of-office, в случай, че не можете да да проверявате поща си повече от един път дневно. Подателят ще се надява на бързия ви отговор, а ако се забавите, може да накърните бизнес-репутацията си. Да на говорим колко ще се надява изпращача...
Източник: itblogs.ru
