Ако попитате ръководителите на ИТ отделите дали следят за количеството на използваната копирна хартия и тонер или пък дали се следят похарчените пари за междуградски и международни телефонни разговори, то най-вероятно ще получите положителен отговор. Спестяването от тези и други подобни консумативи, ресурси и услуги се оказва изключително важно и до голяма степен наложено през годините, като не се поставя под съмнение по никакъв начин. Доказано е, че постоянният контрол, свързан с ограничаване на възможностите за ненужно използване на ресурсите на организацията, води до значително спестяване на разходи и до получаване на по-високи крайни финансови резултати.
От друга страна, на достъпа до Интернет е прието да се гледа като на неограничен ресурс, който може и трябва да се използва от всеки служител както намери за добре. Изследванията обаче показват, че с тази свобода често се злоупотребява и това води до сериозни негативни последствия за работодателите.
Бих искал да приведа два кратки примера за загубите, до които води лошото управление на Интернет ресурсите. Те са съответно за малка и по-голяма фирма или организация.
Пример 1:
Резултати от лошото управление на Интернет ресурсите в малка фирма
Фирмата ЕТ „Иван Иванов”* има 10 служители, разположени в офиси от бизнес сграда, които трябва да си разпределят Интернет връзката със скорост на download 6 Mb/s (или 750 KB/s), за да работят. Оказва се, че двама от служителите обичат да изтеглят интересни файлове, музика и филми в работно време, двама обичат да слушат радио за фон докато работят, а един редовно посещава интересни страници и проверява личната си поща на отдалечен сървър, от където изтегля големи снимки на сина си в чужбина.
Най-малката сума от трафика, който само тези 5 служители биха генерирали в реално време, дори ако си споделят трафика по възможно най-лекия начин е:
2 х 256 KB/s = 512 KB/s (за музиката и филмите), 2 х 32 KB/s = 64 KB/s (за онлайн радио), 256 KB/s (за посещаване на страници и теглене на снимки). Общ трафик 932 КB/s.
Малката обща сметка показва, че няколко служители, които дори не използват връзката на фирмата по предназначение, са достатъчни, за да създадат проблем с натоварването в мрежата. Забавянето във връзката и работата ще е факт и работодателят ще губи със сигурност от неправилно използване на връзката и от злоупотребяващите служители, но много повече ще губи от многократно надвишеното работното време за изпълнението на една задача от съвестните служители във фирмата.
Пример 2:
Резултати от лошото управление на Интернет ресурсите в голяма организация/фирма
Организацията „АБВГ” АД*, притежаваща 100 компютъра, свързани в Интернет, ползва наета линия със скорост 50 Mb/s (или 6,25 MB/s). Ако дори само 5 човека имат неограничен достъп до изтегляне на файлове (програми, филми, музика и др.) в даден момент при едновременна употреба, те биха заели поне половината линия. Ако през това време още 20-тина разглеждат страници или проверяват пощата си, то трафикът ще бъде изцяло изчерпан. Ако всеки в организацията за деня е загубил 15 минути повече за ползване на Интернет отколкото е трябвало поради забавената връзка /заета с ненужни задачи/, то общата сума на загубеното работно време в организацията за един ден прави 25 работни часа. При повтаряне на ситуацията за една работна година организацията ще загуби 6750 работни часа (или над 840 човекодни).
* Имената на фирмите са примерни и не са свързани с реални юридически лица.
Както видяхме от примерите по-горе, контролираното използване на Интернет е важно за непрекъснатостта на работата в организацията и то задължително трябва да бъде осъществено подобно на контрола върху всички други видове ИКТ ресурси. Такъв контрол се извършва посредством софтуерни продукти, които се инсталират на границата между сървъра и потребителите. Такива са предлаганите от Бизнес Софтуер Дистрибутор решения Entensys UserGate Proxy & Firewall – за контрол на достъпа и съдържанието в малки фирми без сървър, и GFI WebMonitor за по-големи компании и организации с Microsoft ISA Server. Повече информация за тях можете да намерите на сайта на фирмата http://www.bsd.bg
